OKR für Gesundheitsorganisationen: Ein umfassender Leitfaden für alle Akteure

Das Gesundheitswesen ist eine Branche voller Herausforderungen – von der Optimierung der Patientenversorgung über den Umgang mit knappen Ressourcen bis hin zur ständigen Verbesserung der internen Prozesse.

Um diese komplexen Herausforderungen zu bewältigen, benötigen Gesundheitsorganisationen ein systematisches und agiles Framework, das verständliche Ziele setzt und messbare Ergebnisse ermöglicht. Hier kommt das Objectives and Key Results (OKR)-Modell ins Spiel.

OKR ist ein bewährtes Modell, das seinen Ursprung in Silicon Vally hat, und vor allem in IT-Unternehmen erfolgreich eingesetzt wird, um Transparenz zu schaffen, strategische Ziele mit operativen Maßnahmen zu verknüpfen und kontinuierlich Verbesserungen voranzutreiben. Doch dieses Framework bietet auch für Gesundheitseinrichtungen enormes Potenzial.

In diesem Blog-Beitrag wird das OKR-Framework ausführlich vorgestellt und gezeigt, wie es in Gesundheitsorganisationen eingesetzt werden kann, um strategische Ziele effizient zu verfolgen und die täglichen Abläufe zu optimieren.

Grundlagen des OKR-Frameworks

Das OKR-Framework basiert auf zwei Grundbausteinen: Objectives (qualitative Ziele) und Key Results (quantitative Ziele).

• Objectives sind Ziele, die den angestrebten Endzustand beschreiben, also ‚Was‘ die Organisation in einem bestimmten Zeitraum erreichen möchte. Ein Objective ist ambitioniert und zukunftsorientiert und definiert die angestrebte Entwicklung der Organisation.
• Key Results hingegen sind messbare Indikatoren, die den Erfolg eines Objectives definieren. Sie sind spezifisch, zeitgebunden und zeigen auf, ob das Ziel erreicht wurde. OKRs fördern eine zielgerichtete und fokussierte Arbeitsweise. Das Framework ist flexibel und lässt sich sowohl auf individueller als auch auf Team- und Organisationsebene anwenden.

Der OKR-Zyklus

Der OKR-Zyklus ist in vier Maßnahmen (Planning, Weekly, Review, Retrospective) unterteilt, die sicherstellen, dass die gesetzten Ziele konsequent verfolgt und kontinuierlich angepasst werden.

Planning:

• Zu Beginn jedes Zyklus, in der Regel quartalsweise, werden die Objectives und Key Results festgelegt. Dies geschieht unter Einbeziehung aller relevanten Akteure, um sicherzustellen, dass die Ziele sowohl ambitioniert als auch realistisch sind.
• Für Gesundheitsorganisationen könnte dies bedeuten, dass das Management, die medizinischen Teams und die Verwaltung gemeinsam über die Prioritäten für das kommende Quartal entscheiden. Dies ermöglicht eine Abstimmung der operativen Maßnahmen mit der strategischen Ausrichtung der Einrichtung.

Weekly:

• Wöchentliche Meetings, auch als Weeklies bezeichnet, helfen den Teams, den Fortschritt ihrer OKRs zu verfolgen. In den Meetings werden Hindernisse identifiziert, die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen optimiert und der Fokus auf die wichtigsten Prioritäten des laufenden Zyklus gerichtet.
• Der Prozess ist besonders wichtig, da es ständig Veränderungen und Anpassungen geben kann, sei es durch neue gesetzliche Regelungen oder unerwartete Herausforderungen im Arbeitsalltag.

Review:

• Als nächstens findet im OKR-Zyklus die Review statt. Hier werden die erreichten Key Results überprüft und es wird evaluiert, ob die gesetzten Objectives erfolgreich umgesetzt wurden.
• Dieser Schritt ist für Gesundheitsorganisationen entscheidend, um festzustellen, welche Maßnahmen erfolgreich waren und welche nicht.

Retrospective:

• In der Retrospektive reflektiert das Team den gesamten Zyklus und analysiert, was gut gelaufen ist und wo es Verbesserungsmöglichkeiten gibt. Hierbei geht es weniger um die reinen Ergebnisse als um die Zusammenarbeit und die Prozesse.
• Die Retrospektive ist besonders wertvoll, da Teams aus unterschiedlichen Bereichen/Abteilungen zusammenarbeiten müssen. Durch das Teilen von Erfahrungen können strukturelle Hindernisse abgebaut und die Effizienz gesteigert werden.

OKR-Listen und OKR-Master

Um das OKR-Framework effektiv anzuwenden, werden OKR-Listen erstellt. Diese Listen dokumentieren die Objectives und Key Results für verschiedene (Individuelle-, Team- und Organisationale-)Ebenen innerhalb der Organisation. Jede Ebene verfolgt eigene OKRs, die jedoch alle auf die Unternehmensziele ausgerichtet sind.

Ein Schlüssel zum Erfolg von OKRs ist die Rolle des OKR-Masters. Der OKR-Master ist dafür verantwortlich, den OKR-Prozess zu moderieren und zu unterstützen. Der OKR-Master übernimmt Aufgaben wie:

• Unterstützung bei der Formulierung von verständlichen und messbaren OKRs
• Sicherstellen, dass die OKRs im Einklang mit der Gesamtstrategie der Einrichtung stehen
• Überwachung der Fortschritte und Förderung einer transparenten Kommunikation

Die medlutions-Berater unterstützt Sie im operativen Tagesgeschäft als OKR-Master oder schulen Ihre Mitarbeitenden zum OKR-Masters.

Die Bedeutung von Leitbildern im OKR-Prozess

Ein starkes Leitbild ist die Basis für erfolgreiche OKRs. Das Leitbild vereint die Mission und Vision und gibt die Richtung vor, in die sie sich entwickeln soll. Im OKR-Prozess dienen die Leitbilder als Richtlinien, um sicherzustellen, dass die gesetzten Objectives im Einklang mit der langfristigen Strategie stehen.

Beispielsweise könnte ein Halbsatz des Leitbilds eines MVZs, „(...) eine kontinuierliche Förderung der fachlichen und persönlichen Entwicklung unserer Mitarbeitenden (...)“ lauten. Dieses Vorhaben fließt direkt in die Formulierung eines Objectives ein, indem Key Results definiert werden, die den Fortschritt messbar machen. Dadurch wird das Leitbild in konkrete, umsetzbare und überprüfbare Ziele übersetzt.

Formulierung von Objectives und Key Results

Bei der Formulierung von Key Results pro Objective empfiehlt es sich drei bis fünf Key Results zu definieren. Diese Anzahl gewährleistet, dass die Ziele ausreichend differenziert und messbar sind, ohne den Fokus zu verlieren. Zu viele Key Results können die Klarheit eines Objectives verwässern, während zu wenige es schwierig machen, den Erfolg präzise zu messen. Jedes Key Result sollte dabei eine konkrete, messbare Größe darstellen, die den Fortschritt des jeweiligen Objectives sichtbar macht.

Im Folgenden finden sich Beispiele für die Formulierung von OKRs:

Objective: Wir verbessern die Einarbeitung durch die Implementierung des Viva Learning Moduls innerhalb der nächsten sechs Monate.

Key Result 1: Erhöhung des Anteils der erfolgreich abgeschlossenen Onboarding-Prozesse um 30 % (von 50 % auf 80 %) innerhalb der ersten drei Monate.

Key Result 2: Reduzierung der durchschnittlichen Einarbeitungszeit um 30 % (von 10 Wochen auf 7 Wochen) innerhalb der ersten vier Monate.

Key Result 3: Reduzierung der durchschnittlichen Zeit, bis neue Mitarbeiter ihre volle Produktivität erreichen, um 17 % (von 12 Wochen auf 10 Wochen).

Microsoft Viva Goals

Ein weiteres wertvolles Tool zur Umsetzung von OKRs ist Microsoft Viva Goals. Dieses Modul der Microsoft Viva-Suite ist speziell dafür entwickelt worden, den OKR-Prozess zu digitalisieren und zu optimieren.

Mit Viva Goals können Teams ihre Objectives und Key Results zentral verwalten, den Fortschritt in Echtzeit verfolgen und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Standorten verbessern. Für Gesundheitsorganisationen, in denen Transparenz und effiziente Kommunikation von größter Bedeutung sind, ist dieses Modul ein enormer Gewinn.

• Vorteile von Viva Goals: Es bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, die die Zielsetzung vereinfacht, den Fortschritt visualisiert und die Zusammenarbeit fördert. Zudem lässt es sich nahtlos in andere Tools wie Microsoft Teams und Power BI und weitere integrieren, was die Datenanalyse und Entscheidungsfindung verbessert.

Für weitere Vorteile und Informationen über Viva Goals oder der Viva Suits erhalten sie im folgenden Blog-Beitrag.

Fazit

Das OKR-Framework ist ein kraftvolles Werkzeug zur kontinuierlichen Verbesserung von Gesundheitsorganisationen. Indem es Ziele setzt, messbare Ergebnisse definiert und eine regelmäßige Überprüfung ermöglicht, bietet es Akteuren einen strukturierten Weg, um Qualität, Effizienz und Zufriedenheit zu steigern.

Mit der Unterstützung von Microsoft Viva Goals wird der OKR-Prozess noch effizienter, da er eine transparente und digitale Verwaltung von Zielen und Fortschritten ermöglicht.

Manuel Wiek 04.10.2024